Z pewnością niejednokrotnie w Twojej głowie pojawiło się pytanie: jak znaleźć czas na wszystko? Zastanawiasz się i analizujesz, co mógłbyś robić i jak wyglądałoby Twoje życie, gdyby doba miała 48h? Dobra wiadomośc jest taka, że wszystko jest kwestią odpowiedniej organizacji czasu, a my w dzisiejszym artykule podpowiemy Ci, co musisz wiedzieć, aby planować efektywnie. 

1.   Czym jest planowanie i zarządzanie sobą w czasie?
2.   Kiedy planować, a kiedy działać spontanicznie?
3.   Plusy i minusy planowania.
4.   O czym trzeba pamiętać, aby planowanie było efektywne.

Z planowaniem, organizacją czy zarządzaniem sobą w czasie jest trochę jak z gotowaniem. Czasami potrzebujemy konkretnego przepisu, żeby zrobić precyzyjne zakupy i krok po kroku przygotować obiad. Czasami zaglądamy do lodówki i dysponując tym, co nam zostało, wyczarowujemy kolację „z niczego”, a czasami jedyne, na co mamy zasoby, to wyciągnięcie telefonu i zamówienie pizzy. Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy wybrać konkretną strategię adekwatną do naszej bieżącej sytuacji — a kiedy już ją wybierzemy, skutecznie wprowadzić ją w życie.

PLANOWANIE / ORGANIZACJA/ ZARZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE – CO TO TAKIEGO?

O planowaniu, organizacji czy zarządzaniu sobą w czasie słyszymy dzisiaj bardzo często. Wszyscy intuicyjnie wiemy, co kryje się pod tymi pojęciami. Wielokrotnie jest jednak z nimi tak, jak z emocjami. Doskonale wiemy, o co chodzi — do czasu, aż ktoś nas konkretnie nie dopyta lub poprosi o zdefiniowanie. Wtedy zaczynają się schody. Warto więc zadać sobie raz na jakiś czas pytanie, co konkretnie dla nas oznaczają te pojęcia.

KIEDY MÓWISZ, ŻE NIE MASZ CZASU - O CO DOKŁADNIE CHODZI?

Gwarantuję Ci, że czasu masz dokładnie tyle samo, co inni. Doba ma 24 godziny — ot, i cała filozofia. Co zatem się kryje za tym zdaniem? Masz zbyt wiele obowiązków? Jeśli tak – to z czego to może wynikać? Jesteś przemęczona? Niewyspana? Masz problemy z koncentracją lub klarownym myśleniem? A może próbujesz udowodnić sobie lub innym swoją wartość i chcesz wyrobić tysiąc procent normy?

Widzisz, ile pod niepozornym zdaniem „nie mam czasu” może kryć się znaczeń? Twoim zadaniem jest rozszyfrowanie tej zagadki i celowanie w rozwiązanie problemu bądź zrealizowanie potrzeby, która się tutaj chowa. W momencie, kiedy już wiesz nad czym trzeba popracować, możesz się zabrać za planowanie, ale najpierw chcę Ci uświadomić jeszcze kilka kwestii. Wszystko po to, aby w momencie, kiedy będziesz już działać, było to dla Ciebie jak najbardziej optymalne, jak najprzyjemniejsze i jak najprostsze.

Planowanie i zarządzanie sobą w czasie dzieje się w naszym życiu… przez cały czas. Tak już jesteśmy zaprogramowani. Pytanie tylko, czy dzieje się to świadomie, w opanowany przez nas sposób, czy też jest całkowicie poza naszą kontrolą.

KIEDY PLANOWAĆ, A KIEDY ODPUŚCIĆ?

Z planowaniem jest też trochę tak, jak z przygotowywaniem posiłków. Czasami potrzebujemy konkretnego przepisu, żeby zrobić precyzyjne zakupy i krok po kroku przygotować obiad, czasem zaglądamy do lodówki i dysponując tym, co nam zostało wyczarowujemy kolację „z niczego”, a czasami jedyne, na co mamy zasoby, to wyciągnięcie telefonu i zamówienie pizzy.

JAK PLANOWAĆ DZIEŃ? 

Nasze zadanie powinno zatem głównie polegać na monitorowaniu indywidualnej sytuacji i zaadaptowaniu się do niej. Kiedy chcemy wybudować dom i jest to dla nas ważne, długofalowe plany to podstawa. Zaplanowanie konkretnych, małych i większych kroków i rozmieszczenie ich w czasie jest tu niezbędne i bardzo pomocne. Może pozytywnie wpłynąć na nasz stan emocjonalny, zminimalizować poziom stresu i dać narzędzia do ewaluacji projektu, a tym samym zmiany strategii działania, jeśli zajdzie taka konieczność. Kiedy jednak chcemy spędzić sobotnie popołudnie na zabawie z dziećmi, zbyt skrupulatne zarządzanie czasem może zabić spontaniczność i niekorzystnie wpłynąć na nasze wzajemne relacje. Wszystko zależy od kontekstu, potrzeb, możliwości i adekwatności wybranej strategii w danej chwili.

Nie ma jednego modelu planowania dobrego dla wszystkich i zawsze. Planowanie nie jest też z definicji ani dobre, ani złe. Wszystko zależy od proporcji i konkretnej sytuacji, w jakiej się znajdziemy.

PLUSY I MINUSY PLANOWANIA  

Według niektórych teorii planowanie buduje poczucie bezpieczeństwa, sprawczości i wzmacnia poczucie własnej wartości. Inni zaś twierdzą, że nadmierna próba kontroli otaczającego nas świata i nas samych nie przynosi niczego dobrego. Zamiast poczucia bezpieczeństwa możemy wprowadzić się w stan ciągłego stresu, a i tak nie będziemy w stanie skontrolować i zaplanować wszystkiego. Może to doprowadzić do życia w ciągłym lęku, złości i frustracji. Jednak między jednym, a drugim biegunem jest ogromna przestrzeń, w której najczęściej na co dzień funkcjonujemy.

Z dużą uwagą i troską powinniśmy więc monitorować, kiedy naprawdę potrzebujemy planowania i organizacji, a kiedy jest czas na odpuszczenie i płynięcie z nurtem. Warto zaakceptować fakt, że planowanie raz będzie nam bardziej potrzebne, raz mniej. Nie warto ani próbować wszystkiego kontrolować, ani też poddawać wszystkiego spontanicznym działaniom. Jak to w życiu, najważniejsza jest równowaga i przede wszystkim uważność na siebie w danym momencie: na swoje potrzeby, motywacje, zasoby i ważne dla nas cele. Gdy już wiemy, że potrzebujemy sprawnej organizacji i dążenia do realizacji konkretnych planów, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii, aby ułatwić sobie działanie i skuteczniej zarządzać sobą w czasie. 

JAK PLANOWAĆ, TO Z GŁOWĄ! 

Bardzo często przy planowaniu i organizowaniu działań zapominamy o kilku kluczowych aspektach, które mają tu fundamentalne znaczenie. Są to czynniki biologiczne, poznawcze, emocjonalne i indywidualne. Naprawdę warto poznać siebie, swoje możliwości, zrozumieć zasady, na jakich funkcjonujemy — to bardzo ułatwia kwestię planowania i pozwala podejść do niego z dużym spokojem. Poznanie swoich ograniczeń i możliwości jest tu kluczowe, a ich świadomość jest dziś niestety bardzo często wypierana z naszego głównego nurtu informacji.

Jesteśmy po prostu ludźmi. Żyjemy w rytmie pór roku, dobowym, endogennym. Nasze ciała raz działają sprawniej, innym razem potrzebują więcej czasu na regenerację. Na przykład u kobiet cykl menstruacyjny mocno oddziałuje na emocje, procesy poznawcze czy relacje społeczne. Bardzo często o tym zapominamy, lecz nasze ciała rządzą się swoimi prawami — i tylko dlatego, że mamy do oddania w pracy duży projekt nie zaczną zachowywać się inaczej. Warto być uważnym na swoje ciało i na to, co ono nam komunikuje.

Odnośnie procesów poznawczych, w moim odczuciu kluczowe w kwestii planowania będą zasady, na jakich działa nasza pamięć, szczególnie ta krótkotrwała. Jeśli wiemy, że jej pojemność jest dość ograniczona, a czas przechowywania informacji również jest krótki, może nadać to naszym działaniom konkretny kierunek. Żeby coś zostało przez nas zapamiętane, musimy to utrwalić. Może to być nagranie albo zapis w kalendarzu. Jeśli chcemy, żeby nic nam nie umknęło, taka jest strategia. Tacy już jesteśmy i warto to zaakceptować, a nie siłować się z własnym ciałem i niepotrzebnie przeciążać mózg niepotrzebnymi elementami.

Emocjonalnie — jeśli już planujemy, dbajmy o swój dobrostan. Kiedy czujemy, że zalewa nas fala jakichś emocji (szczególnie tych trudnych), pole do działania i do regulacji znacznie się zawęża. Mamy natomiast cały szereg strategii regulacyjnych, gotowych do wykorzystania już wcześniej. Tutaj właśnie planowanie i organizacja mogą zdziałać cuda. Jeśli wiemy na przykład, że czeka nas publiczne wystąpienie na konferencji, zadbajmy o to, aby wcześniej odpowiednio się przygotować: opracować wystąpienie ze szczegółami, przećwiczyć je kilka dni wcześniej, a dzień przed odpocząć — pójść wcześniej spać, zminimalizować ilość stresorów. Rano danego dnia wyjść z domu trochę wcześniej, żeby się nie spóźnić, zjeść śniadanie, wypić odpowiednią ilość wody.

Ostatni, ale kluczowy element, to nasze indywidualne predyspozycje. Każdy z nas ma swoje talenty, supermoce, ale i obszary, w których jest po prostu kiepski. Warto mieć tego świadomość podejmując zarządzanie sobą w czasie, planowanie czy organizację działań. Z wachlarza setek gotowych, sprawdzonych przez innych strategii, warto wybierać i wdrażać w życie tylko te, które są nam najbliższe i spójne z naszymi zasobami. Dużo łatwiej o efektywne działanie i satysfakcjonujące efekty, kiedy nie idziemy pod prąd, tylko z prądem. Piszę o tym, ponieważ wydaje się to tak oczywiste, że niestety bardzo często o tym zapominamy. Dzięki dopasowaniu strategii do naszego organizacyjnego DNA, będziemy osiągali cele łatwiej, sprawniej i szybciej. A przecież o to właśnie chodzi! Warto działać odwrotnie, niż się to przyjęło w dzisiejszych czasach — nie dopasowujmy się na siłę do wypracowanych przez innych, gotowych rozwiązań, a dobierajmy sami takie strategie, które pasują do tego, kim jesteśmy i jakie mamy zdolności czy predyspozycje.

Pamiętajmy jeszcze o jednej, bardzo ważnej rzeczy. Żeby planowanie było naprawdę efektywne i naturalne, musimy wypracować swój własny, indywidualny system. Wdrażajmy, testujmy, sprawdzajmy — ale przede wszystkim zawsze próbujmy poczuć i zrozumieć, po co to robimy, co jest w tym dla nas ważne i jaki chcemy osiągnąć cel.

Źródła:

• „Biologiczne podstawy psychologii”   James W. Kalat
• „Psychologia poznania. Umysł i świat” Tomasz Maruszewski
• „Psychologia kluczowe koncepcje. Motywacja i uczenie się” Philip G. Zimbardo, Robert L. Johnson, Vivian McCann
• „Dlaczego zebry nie mają wrzodów” Robert M. Sapolsky 

O AUTORCE

Ania Kijek- Sanakiewicz - coachini, dziennikarka. Uwielbia czytać, uczyć się i rozmawiać z ludźmi. Szczęśliwa mama, żona i opiekunka trzech psinek. Jej trzy pasje to psychologia, dziennikarstwo i marketing które są obecne w jej życiu „od zawsze”, a od kilku lat połączyły się na jej ścieżce zawodowej.

Przez wiele lat pracowała w telewizji, od researchera po szefową redakcji oprawy i promocji. Następnie postanowiła całkowicie zmienić swoją drogę zawodową i przekwalifikowała się kończąc m.in podyplomowe studia na UMCS „Coaching i Mentoring”.

Po założeniu własnej firmy Coachini.pl ciągle się doszkalając stworzyła miejsce w sieci, w którym skutecznie łączy swoje pasje, wykształcenie i doświadczenie pomagając innym. Uczestniczyła w wielu projektach, kursach i szkoleniach  m.in. w Latającej Szkole dla Kobiet, Prosperuj jako Coach, I stopień TSR, Hakerki Sukcesu czy Akademia Aktywistycznego Rozwoju. Obecnie jest w trakcie nauki na studiach psychologicznych oraz uczestniczy w kursie na konsultanta kryzysowego. 

Od lat tworzy online i offline spotkania, warsztaty dla kobiet i oferuje pracę indywidualną.Jej główne obszary pracy to zmiana pracy, planowanie i organizacja oraz wzmacnianie poczucia własnej wartości i sprawczości.